Soutenance

Procédure relative à la soutenance de thèse

La soutenance de thèse est la concrétisation des trois années de recherche du doctorant. Elle se déroule dans le laboratoire d’accueil du doctorant, à une date choisie par celui-ci.

Le calendrier lié à la soutenance de thèse est le suivant (arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat (articles 17, 18, 19) validée par la commission de la recherche Unistra du 16/11/2016 et commission recherche UHA du 18/11/2016

2 mois avant la date de soutenance ou suivant le calendrier mis en place par l'école doctorale

Le directeur de thèse

- adresse au secrétariat de l'école doctorale la proposition de rapporteurs (2) et de jury sur le format Word prévu à cet effet. Ce formulaire doit être rempli impérativement en version numérique.

- adresse un exemplaire en version électronique du résumé de thèse en français du doctorant (3 à 4 pages dactylographiées) en vue de sa diffusion dans l'établissement. Le doctorant doit préciser à la fin du résumé la liste de tous ses travaux, publiés ou en cours (y compris les brevets) et des communications auxquelles son travail a déjà donné lieu (avec les noms de tous les auteurs). En cas contraire, il fait figurer l'indication "aucune publication/brevet" et/ou "aucune communication

La composition du jury compte 4 à 8 membres, selon la répartition suivante :

• la moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou assimilés
• la moitié du jury doit être composée de personnalités extérieures à l'unité de recherche, au Collège doctorale de site, à savoir extérieur à l'Ecole doctorale du candidat et à l'ensemble des établissements (Université de Strasbourg et Université de Haute-Alsace)
• dans la mesure du possible, le jury doit permettre une représentation équilibrée de femmes et d'hommes
• les éventuels membres invités (en nombre très limité) ne font pas partie officiellement du jury.

Le directeur de thèse peut faire partie du jury, mais il ne peut pas le présider. 

Le président du jury est désigné par les membres du jury parmi eux; il doit être professeur ou assimilé.

Un rapporteur peut être président de jury sauf si il est émérite.

Un émérite peut être rapporteur si son éméritat est encore valable. Il ne peut pas présider un jury de thèse.

La composition du jury est examinée par le bureau de l’école doctorale lors de la session mensuelle. Les dates limites de dépôt pour ces propositions et les résumés de thèse sont fixées au 15 du mois précédant la réunion du bureau qui examine les propositions. Après examen et acceptation de la demande, le doctorant reçoit l'autorisation de soutenir sa thèse du Président de l'Établissement, après avis émis par deux rapporteurs HDR extérieurs à l'Établissement. Les doctorants qui souhaitent soutenir et rédiger leur thèse en anglais (voir compte rendu du conseil d'administration séance du 24 novembre 2009) doivent en faire la demande au directeur de l'école doctorale par mail (noel@unistra.fr).

Le candidat

• adresse à l'école doctorale un exemplaire en version électronique du résumé de thèse en français (3 à 4 pages dactylographiées) en vue de sa diffusion dans l'établissement. Il précise à la fin du résumé la liste de tous ses travaux, publiés ou en cours (y compris les brevets) et des communications auxquelles son travail a déjà donné lieu (avec les noms de tous les auteurs). En cas contraire, il fait figurer l'indication "aucune publication/brevet" et/ou "aucune communication"

Attention : pour les soutenances prévues entre le 20 août et le 7 septembre, le dépôt de la proposition de jury devra être faite au 15 juin.

6 semaines, au plus tard, avant la date de soutenance

Le candidat

• adresse un exemplaire de sa thèse à chaque rapporteur et chaque membre du jury après validation de celui-ci par la direction de l'école doctorale et le président de l'Université

3 semaines avant la date de soutenance

Le candidat 

• dépose un exemplaire électronique de sa thèse au département formation doctorale
• informe le département formation doctorale de la date, de l'heure et du lieu prévisionnels de soutenance en accord avec le directeur de thèse

Au moins 14 jours avant la soutenance

Les rapporteurs

• adressent leurs rapports, accompagnés du formulaire leur ayant été transmis, au département formation doctorale. L'autorisation de soutenance est donnée par le président sur avis de la direction de l'école doctorale et au vu des rapports favorables des rapporteurs. Les rapporteurs ne doivent en aucun cas modifier le titre de la thèse.

Attention : pour les soutenances prévues entre le 20 août et le 1er septembre, les rapports des rapporteurs doivent parvenir au département formation doctorale au plus tard le 16 juillet.

Contact

Université de Strasbourg - Département Formation Doctorale
Collège Doctoral Européen - 1er étage - Bureau 133
46 Bld de la Victoire
CS 90032
67000 Strasbourg Cedex
Tél : 03 68 85 13 81 - Courriel : isabelle.lapierre@unistra.fr

Soutenance

• le président du jury est désigné par les membres du jury. Il doit être professeur ou assimilé et ne peut pas être le directeur de thèse. Un émérite ne peut pas présider un jury de thèse.

• à titre exceptionnel, une soutenance peut inclure des moyens de visioconférence. Dans ce cas, les membres du jury, à l'exception du président de jury, peuvent participer à la soutenance par ces moyens, selon une procédure mise en place dans l'établissement. Bien que formellement, le présentiel ne soit obligatoire que pour le candidat et le président de jury, une telle situation ne devra être que tout à fait exceptionnelle et justifiée auprès du président de l'université dans les meilleurs délais. Dans le cas d'une soutenance incluant la visioconférence, la désignation du président de jury se fera nécessairement en amont de la date de soutenance.

• à l'issue de la présentation par le doctorant, le président du jury donne prioritairement la parole aux rapporteurs.

• la délibération (discussion, décision, rapport, signatures). Tous les membres du jury (directeur(s) de thèse inclus) participent à la phase de discussion (les membres invités ne faisant pas partie officielle du jury, ils ne participent pas à la délibération). Le(s) directeur(s) de thèse ne participe(nt) pas à phase de décision (évaluation de niveaux, décision finale d'attribution ou non du doctorat). En revanche, il(s) signe(nt) le rapport de soutenance.

Proposition de remboursement : jury de soutenance

Le Conseil Scientifique du 8 février 2012 a complété les propositions du Conseil Scientifique du 4 février 2009 concernant la prise en charge des dépenses liées à l’organisation des jurys de soutenance de thèses et d’HDR.

Montant des remboursements forfaitaires  : (CS du 4/02/2009)

Secteurs disciplinaires 3 et 4 :       450 € par jury

(Sciences et Technologie, Santé)

Cotutelles tous secteurs:               900€ par jury

Co-direction internationale : 900 € par jury (CS du 8/02/2012) (sous réserve de déclaration avant la 2^ème inscription en doctorat)

Procédure de remboursement des frais de jury :

• Les remboursements forfaitaires sont accordés uniquement pour les candidats (doctorants et HDR) appartenant à des unités de recherche rattachées à l’Université de Strasbourg.
• La prise en charge financière des frais d’organisation d’un jury est effectuée sur les lignes budgétaires de l’unité de recherche du candidat.
• Les remboursements forfaitaires concernent principalement les dépenses de transport et d’hébergement liées à l’organisation des soutenances.
• Les frais de bouche (factures de restaurant) ne pourront excéder 1/3 du forfait.
• Le remboursement est effectué sur demande écrite (à l’aide d’un formulaire et d’une fiche de notification budgétaire) auprès de la Direction de la Recherche - Département « Finances de la Recherche » (le cas échéant, accompagnée des justificatifs de dépenses).
• Le remboursement n’excédera pas les forfaits indiqués ci-dessus.
• Les demandes de remboursement devront être effectuées, dans la mesure du possible, au cours de l’année budgétaire correspondant à la date de soutenance.
• Les demandes transmises à la Direction de la Recherche au-delà du 15 novembre seront remboursées sur l’exercice budgétaire suivant.

Ces dispositions prennent effet à compter du 1^er mars 2012 et concernent les jurys organisés à partir de cette date.

Soutenance par visioconférence

2 mois avant la soutenance et au moment du dépôt du jury :

Lors du dépôt de la désignation du jury, le/la directeur.rice de thèse présente le formulaire de demande d'autorisation de la mise en place d’une soutenance de thèse avec des membres du jury présents par visioconférence au Collège doctoral. Cette demande doit obligatoirement parvenir avant la date de soutenance prévue.

Une semaine avant la soutenance :

Le/la directeur.rice de thèse adresse les informations techniques utiles à la visioconférence à tous les membres du jury concernés. Les membres en visioconférence envoient au Collège doctoral et au directeur.rice de thèse une délégation de signature en faveur du président du jury pour la signature du Procès Verbal. Ces délégations doivent être remises au Président du jury par le directeur de thèse au début de la soutenance.

Deux jours avant la soutenance : 

Le/la doctorant(e) envoie à tout membre du jury utilisant la visioconférence :

- un texte finalisé de la présentation ou son PPT ;

- l’éventuelle liste des errata du manuscrit déposé.

Il est nécessaire que les diapositives de la présentation PPT soient numérotées, car en cas de défaillance du système de visioconférence en cours de soutenance, tout membre du jury à distance doit pouvoir suivre la présentation sur son ordinateur tout en écoutant la soutenance orale par téléphone.

Le jour de la soutenance :

La pré-réunion du jury, la soutenance et les délibérations du jury ont lieu dans la salle prévue pour la visioconférence. Le public et le/la doctorant(e) ne sont admis dans la salle que pendant la soutenance elle-même.

Les règles générales de fonctionnement des soutenances de thèse sont dans leurs totalités applicables aux soutenances avec visioconférence.