Procédure relative à la soutenance de thèse
La soutenance de thèse est la concrétisation des trois années de recherche du doctorant. Elle se déroule dans le laboratoire d’accueil du doctorant, à une date choisie par celui-ci.
Le calendrier lié à la soutenance de thèse est le suivant (arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat (articles 17, 18, 19) validée par la commission de la recherche Unistra du 16/11/2016 et commission recherche UHA du 18/11/2016
2 mois avant la date de soutenance ou suivant le calendrier mis en place par l'école doctorale
Le directeur de thèse
- adresse au secrétariat de l'école doctorale la proposition de rapporteurs (2) et la proposition de jury en version Word prévu à cet effet. Ce formulaire doit être rempli impérativement en version numérique.
- adresse un exemplaire en version électronique du résumé de thèse en français du doctorant (3 à 4 pages dactylographiées) en vue de sa diffusion dans l'établissement. Le doctorant doit préciser à la fin du résumé la liste de tous ses travaux, publiés ou en cours (y compris les brevets) et des communications auxquelles son travail a déjà donné lieu (avec les noms de tous les auteurs). Il est attendu que le doctorant ait publié ses travaux dans des conférences et/ou des journaux internationaux. En cas contraire, il fait figurer l'indication "aucune publication/brevet" et/ou "aucune communication en justifiant la raison de cette absence de publication". Ce résumé est adressé en version électronique au secrétariat de l'Ecole Doctorale (courriel : bosse@unistra.fr) selon le modèle du résumé
La composition du jury compte 4 à 8 membres, selon la répartition suivante :
- la moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou assimilés
- la moitié du jury doit être composée de personnalités extérieures à l'unité de recherche, au Collège doctorale de site, à savoir extérieur à l'Ecole doctorale du candidat et à l'ensemble des établissements (Université de Strasbourg et Université de Haute-Alsace)
- les rapporteurs doivent être externe à l'Ecole doctorale du candidat et à l'ensemble des établissements (Université de Strasbourg et Université de Haute-Alsace)
- le jury doit obligatoirement être composé d'une femme. Sans femme celui-ci sera rejeté
- les éventuels membres invités (en nombre très limité) ne font pas partie officiellement du jury.
Attention : les membres du CSI ne pourront pas être rapporteurs. Par contre, ils pourront être examinateurs.
Le directeur de thèse participe au jury, mais ne prend pas part à la décision. Lorsque plusieurs établissements sont accrédités à délivrer conjointement le doctorat, le jury est désigné par les chefs des établissements concernés dans les conditions fixées par la convention mentionnée à l’article 5 du présent arrêté.
Le président du jury est désigné par les membres du jury parmi eux; il doit être professeur ou Directeur de Recherche.
Un rapporteur peut être président de jury sauf si il est émérite.
Un émérite peut être rapporteur si son éméritat est encore valable. Il ne peut pas présider un jury de thèse.
La composition du jury est examinée par le bureau de l’école doctorale lors de la session mensuelle. Les dates limites de dépôt pour ces propositions et les résumés de thèse sont fixées au 15 du mois précédant la réunion du bureau qui examine les propositions. Après examen et acceptation de la demande, le doctorant reçoit l'autorisation de soutenir sa thèse du Président de l'Établissement, après avis émis par deux rapporteurs HDR extérieurs à l'Établissement. Les doctorants qui souhaitent soutenir et rédiger leur thèse en anglais (voir compte rendu du conseil d'administration séance du 24 novembre 2009) doivent en faire la demande au directeur de l'école doctorale par mail (noel@unistra.fr).
Le candidat
- adresse à l'école doctorale un exemplaire en version électronique du résumé de thèse en français (3 à 4 pages dactylographiées) en vue de sa diffusion dans l'établissement. Il précise à la fin du résumé la liste de tous ses travaux, publiés ou en cours (y compris les brevets) et des communications auxquelles son travail a déjà donné lieu (avec les noms de tous les auteurs). En cas contraire, il fait figurer l'indication "aucune publication/brevet" et/ou "aucune communication"
Attention : pour les soutenances prévues entre le 20 août et le 7 septembre, le dépôt de la proposition de jury devra être faite au 15 juin.
6 semaines, au plus tard, avant la date de soutenance
Le candidat
- adresse un exemplaire de sa thèse à chaque rapporteur et chaque membre du jury
3 semaines avant la date de soutenance
Le candidat
- envoie un exemplaire électronique de sa thèse au département formation doctorale dir-formdoct@unistra.fr
- informe le département formation doctorale de la date, de l'heure et du lieu prévisionnels de soutenance en accord avec le directeur de thèse
Au moins 14 jours avant la soutenance
Les rapporteurs
- adressent leurs rapports, accompagnés du formulaire leur ayant été transmis, au département formation doctorale. L'autorisation de soutenance est donnée par le président sur avis de la direction de l'école doctorale et au vu des rapports favorables des rapporteurs. Les rapporteurs ne doivent en aucun cas modifier le titre de la thèse.
Attention : pour les soutenances prévues entre le 20 août et le 1er septembre, les rapports des rapporteurs doivent parvenir au département formation doctorale au plus tard le 16 juillet.
Contact
Université de Strasbourg - Département Formation Doctorale
Collège Doctoral Européen - 1er étage - Bureau 133
46 Bld de la Victoire
CS 90032
67000 Strasbourg Cedex
Tél : 03 68 85 13 81 - Courriel : isabelle.lapierre@unistra.fr
Soutenance
- le président du jury est désigné par les membres du jury. Il doit être professeur ou assimilé et ne peut pas être le directeur de thèse. Un émérite ne peut pas présider un jury de thèse.
- à titre exceptionnel, une soutenance peut inclure des moyens de visioconférence. Dans ce cas, les membres du jury, à l'exception du président de jury, peuvent participer à la soutenance par ces moyens, selon une procédure mise en place dans l'établissement. Bien que formellement, le présentiel ne soit obligatoire que pour le candidat et le président de jury, une telle situation ne devra être que tout à fait exceptionnelle et justifiée auprès du président de l'université dans les meilleurs délais. Dans le cas d'une soutenance incluant la visioconférence, la désignation du président de jury se fera nécessairement en amont de la date de soutenance.
- à l'issue de la présentation par le doctorant, le président du jury donne prioritairement la parole aux rapporteurs.
- la délibération (discussion, décision, rapport, signatures). Tous les membres du jury (directeur(s) de thèse inclus) participent à la phase de discussion (les membres invités ne faisant pas partie officielle du jury, ils ne participent pas à la délibération). Le(s) directeur(s) de thèse ne participe(nt) pas à phase de décision (évaluation de niveaux, décision finale d'attribution ou non du doctorat). En revanche, il(s) signe(nt) le rapport de soutenance
Soutenance procédure covid19 à partir de novembre 2020
Les soutenances auront lieu sans accueil de public. Elles peuvent se dérouler de manière totalement dématérialisée ou partiellement dématérialisée.
Une version partiellement dématérialisée signifie que le candidat, le directeur de thèse (ou le garant pour une HDR) et le président du jury sont présents physiquement à la soutenance. Une soutenance est totalement dématérialisée dès lors que le président du jury est en distanciel. Vous trouverez ci-joint la procédure à transmettre aux candidats à l'HDR et aux doctorants concernés
L'avis de présentation de la soutenance signée par le président de l'université, transmis à chaque membre du jury, servira de justificatif de déplacement aux personnes présentes le jour de la soutenance. Il faudra lui associer une attestation de déplacement dérogatoire téléchargeable sur le site du ministère en veillant à cocher la case relative aux déplacement professionnels, et aux déplacements pour un concours ou un examen. Voir procédure + procuration + attestation sur l'honneur + Formulaire soutenance
Proposition de remboursement : jury de soutenance
Le Conseil Scientifique du 8 février 2012 a complété les propositions du Conseil Scientifique du 4 février 2009 concernant la prise en charge des dépenses liées à l’organisation des jurys de soutenance de thèses et d’HDR.
Montant des remboursements forfaitaires : (CS du 4/02/2009)
Secteurs disciplinaires 3 et 4 : 450 € par jury
(Sciences et Technologie, Santé)
Cotutelles tous secteurs: 900€ par jury
Co-direction internationale : 900 € par jury (CS du 8/02/2012) (sous réserve de déclaration avant la 2ème inscription en doctorat)
Procédure de remboursement des frais de jury :
- Les remboursements forfaitaires sont accordés uniquement pour les candidats (doctorants et HDR) appartenant à des unités de recherche rattachées à l’Université de Strasbourg.
- La prise en charge financière des frais d’organisation d’un jury est effectuée sur les lignes budgétaires de l’unité de recherche du candidat.
- Les remboursements forfaitaires concernent principalement les dépenses de transport et d’hébergement liées à l’organisation des soutenances.
- Les frais de bouche (factures de restaurant) ne pourront excéder 1/3 du forfait.
- Le remboursement est effectué sur demande écrite (à l’aide d’un formulaire et d’une fiche de notification budgétaire) auprès de la Direction de la Recherche - Département « Finances de la Recherche » dir-execution-fin@unistra.fr (le cas échéant, accompagnée des justificatifs de dépenses).
- Le remboursement n’excédera pas les forfaits indiqués ci-dessus.
- Les demandes de remboursement devront être effectuées, dans la mesure du possible, au cours de l’année budgétaire correspondant à la date de soutenance.
- Les demandes transmises à la Direction de la Recherche au-delà du 15 novembre seront remboursées sur l’exercice budgétaire suivant.
Ces dispositions prennent effet à compter du 1er mars 2012 et concernent les jurys organisés à partir de cette date.
Procédure de soutenance de Thèse ou d’une Habilitation à diriger des Recherches (HDR)
Organisation d’une soutenance par voie dématérialisée (totalement ou partiellement).
Les informations qui suivent concernent la mise en place d’une soutenance totalement ou partiellement dématérialisée pour une thèse ou une HDR. Elle fait l’objet d’une demande du directeur de thèse/garant, au plus tard 1 semaine avant la date présumée de soutenance. Cette demande est adressée au collège doctoral qui traitera la demande (dir-formdoct@unistra.fr).
Deux options de dématérialisation peuvent être mise en oeuvre :
- Soutenance totalement dématérialisée : toutes les personnes impliquées dans la soutenance ainsi que le président du jury sont en visio-conférence. Dans ce cas, la nomination d’un président de jury suppléant (nécessairement professeur ou assimilé, et ne pouvant être le directeur de thèse), est nécessaire.
- Soutenance partiellement dématérialisée : présence à minima : du candidat – du Directeur de thèse/garant et du Président du jury.
Matériel requis :
Il est nécessaire de réserver au préalable votre visioconférence via l’un des outils approuvés par l’Université de Strasbourg :
- Big Blue Button (BBB) : https://bbb.unistra.fr/
- Rendez Vous : Service national de l’outil Renater (outil national donc risque de surcharge) : https://rendez-vous.renater.fr/home/
- RenaVisio : Service national de l’outil Renater (outil national donc risque de surcharge) : https://renavisio.renater.fr/
Opérations préalables :
Au moins 15 jours avant la soutenance – aucun délai supplémentaire ne sera accordé :
- Les rapporteurs transmettent, au collège doctoral (dir-formdoct@unistra.fr).
- Les personnels du collège doctoral préparent le registre de soutenance et le transmette par courriel au directeur de thèse/garant et au président du jury.
- Chaque membre du jury signe une procuration autorisant le président du jury à signer le registre de soutenance en son nom. Le directeur de thèse/garant ou le candidat envoie le document aux membres du jury puis renvoie le documents signés à dir-formdoct@unistra.fr. L’original est transmis par courrier au collège doctoral pour y être archivé avec le registre de soutenance.
- Le directeur de thèse/garant et le candidat se chargent de l’organisation technique de la visioconférence.
Au plus tard 1 semaine avant la date présumée de soutenance :
- Le directeur de thèse/garant transmet par courriel (dir-formdoct@unistra.fr) la demande de soutenance dématérialisée signée par lui-même à l’aide du formulaire en annexe 1.
- Les membres du jury se concertent par courriel ou téléphone et désignent le président du jury (seul un Professeur ou Directeur de recherches peut être président du jury) – le nom du président est indiqué sur l’annexe 1 et transmet la procuration.
Si la soutenance est totalement dématérialisée, un président de jury suppléant est nommé et son nom est indiqué sur l’annexe 1.
Une semaine avant la soutenance :
Le directeur de thèse/garant adresse les informations techniques utiles à la visioconférence à tous les membres du jury concernés.
Deux jours avant la soutenance :
Le/la candidat (e) envoie à tous les membres du jury :
- un texte finalisé de la présentation ou son PPT ;
- l’éventuelle liste des errata du manuscrit déposé.
Il est nécessaire que les diapositives de la présentation PPT soient numérotées, car en cas de défaillance du système de visioconférence en cours de soutenance, tout membre du jury à distance doit pouvoir suivre la présentation sur son ordinateur tout en écoutant la soutenance orale par téléphone.
Le jour de la soutenance :
Les règles générales de fonctionnement des soutenances sont dans leurs totalités applicables aux soutenances avec visioconférence.
- En sa qualité de garant du bon déroulement et du respect des procédures de soutenance, le Président du jury ou le président de jury suppléant peuvent reporter la soutenance à une date ultérieure si les conditions matérielles ne sont pas assurées.
- Lors de la soutenance, une fois la présentation du candidat effectuée et les questions posées, il devra être vérifié que le candidat a raccroché le temps des délibérations (micro coupé et image coupée).
- Le jury invite le candidat à se reconnecter pour l’annonce de la décision finale.
Après la soutenance :
Concernant notamment la rédaction du Procès-Verbal de soutenance ainsi que du rapport de soutenance les règles suivantes s'appliquent :
- La rédaction du Procès-Verbal (annexe 2) suit les règles habituelles de soutenance. Il est complété à l’issue de la soutenance par le Président du jury. Ce document atteste la bonne transmission des échanges durant toute la durée de la soutenance.
- Le rapport de soutenance sera signé par le Président du jury qui signe pour ordre pour les membres en visioconférence en indiquant la mention « présent par visioconférence » sur le formulaire de rapport de soutenance conformément aux délégations de signature que lui a remis le directeur de thèse/garant d’HDR. L'usage de la visioconférence devra figurer sur le rapport de soutenance.
- Le texte définitif du rapport de soutenance doit être approuvé par tous les membres du jury
- Les documents sont renvoyés au Collège doctoral par courriel. L’original du rapport est transmis par courrier avec signature du Président du jury.
- L’attestation de réussite au diplôme est délivrée dans les mêmes conditions qu’une soutenance classique
